前回に引き続きGmailについて書いていきたいと思います。
前回の記事
第5回 Gmailの中のチャット機能を使う!

今回は「絶対使えるGmailのショートカット4つ」というテーマで書きたいと思います。
通常のパソコンの操作でもショートカットを良く使われるかと思いますが、
ブラウザの中のアプリケーション、WEBアプリのGmailでもショートカットがあります。
その中でもこれは疲れるというショートカット4つを紹介します。

Googleの公式のショートカット一覧ページはこちらです。

一覧をみるととにかくたくさんあります。
でもこれを全部使いこなすのは大変ですよね!
なので良く使うであろうショートカットを4つだけ紹介します。
4つだけでもとても時間節約、効率化ができると思います。

ショートカットを使う前には準備が必要です。
まずはGmialの画面右上の”設定”→”全般”の中のキーボードショートカットを
ONにしましょう。初期状態はOFFになってるかと思います。
shortcut.png
準備はたったのこれだけです。
ではおすすめの4つ紹介します。

1 新規作成  c (Compose)

メールの最初に必ずやる”新規作成”はなんと “c” を押すだけです!
最初の画面ではもちろん、受信トレイのメールを見ている状態でもラベルなどに移動した時でも
どの画面でも “c” を押せば新規作成画面にすぐに切り替わります。
これは使わないわけにはいかないですね!!



2 返信  r (Reply)

新規保存の次は、受信したメールを返信しますよね?なのでこのショートカットも使ってみましょう!
返信のショートカットキーは “r”を押します。
このキーは返信したメールを選択してないと作動しません。当然ですよね。
返信したいメール画面を表示している状態で ”r”を押すと返信したいメールにしたに
返信メール作成画面が開きます。
受信したメールを開くと同時に “r” を押すくせをつけてもいいかもしれませんね。



3 保存  ctrl  +  s (Save)

新規作成や返信でメールを作成しているとGmailは自動保存をある程度の間隔で行ってくれますが、
どうしても、すぐ保存したい場合などはこの保存のショートカット “ctrl + s” を使いましょう。
即座に保存してくれます。
このショートカットは To や 件名 、メール作成画面の中にカーソルがないと反応しませんので
注意しましょう!


4 受信トレイに戻る  g  +  i (Go to Inbox)

返信がおわった、下書き保存したなどしたら、受信トレイに戻る事が多いと思います。
その時に役立つのがこの受信トレイに戻るショートカット “g + i” です。
この “g + i” を同時に押すとすぐに受信トレイ(Inbox)に戻れます!



たったの4つでしたけど、これだけでもGmail操作時のスピードを格段に
上げられると思いますので是非、使ってみてください。
余裕のある方は他のショートカットにも挑戦してみてください。
スレッドを移動出来たり、メールを全部選択したり、スターをつけたりと
たくさんあります!
それでは今週もお読み頂きありがとうございました。

来週はGmailから離れて違う事を書いていこうと思います。



新宿ビジネスガーデン WEB製作担当 阿部

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■このテーマの記事
「Gmailを使って社内のメールでの情報処理速度を上げよう!」
第1回 Gmailとは?
第2回 ラベルとフィルタリング
第3回 フィルタリングとアーカイブで効率化!
第4回 Labsを使う!
第5回 Gmailの中のチャット機能を使う!
第6回 絶対使えるGmailのショートカット4つ

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前回に引き続きGmailについて書いていきたいと思います。
前回の記事
第4回 Labsを使う!

前回はGmailの中のちょっと便利な機能が使えるLabsについて書きました。

今回のテーマは「Gmailの中のチャット機能を使う!」です。
Gmailの中に統合されているチャット機能について書いていきたいと思います。
 
正式名称はわかりませんがGmailの中でGmailアカウント同士であればチャット機能が
使えます。仮にグーグルチャットとしましょう。もちろん無料です。マイクとカメラがPCについていれば、
ボイス、ビデオチャットも可能です。

Gmailの中ではなくて、PCにソフトをインストールしてチャットをする
Google Talkというものもあります。こちらはスカイプと似てるサービスです。

グーグルチャットの使い方はいたって簡単です。
Gmailの画面の左側にGmailを使っている方の名前が出てきます。
出てきていない方はチャットの上のボックスにチャットをしたい人の
Gmailアドレスを入れてチャットに招待しましょう!
招待メールが先方に届きますので、承認されれば、
名前が出てきます。


下記のような感じです。
chat.png
並び順は最近ログイン、もしくはGmailを見てる、使ってる順に
リアルタイムで並び変わって表示されます。

名前の左側に緑やオレンジ、×になっているマークがありますが、
緑の場合は現在Gmailにログインして使っている。タブを開いて見ていると緑になり、
ログインはしていてタブは開いているが,
他のタブで違うサイトなどを見ていて時間が少したっているとオレンジになり、
×はメール自体にログインしていない状態になります。

緑はもちろんオレンジの人にチャットで話かける事が可能で
話しかけるには名前をクリックしてチャットを選択すると
Gmailの画面の右下にチャットができる画面が出てきますので、
そこに入力するだけでチャットができます。

スカイプや他のチャットサービスもそうだと思いますが、
チャットの履歴が保存されます。
グーグルチャットの場合はGmailの中に保存されます。
そうするとチャットでやりとりした内容がGmailの中の検索で
探せるようになります。
下記のような感じで時系列でやりとりがGmailの中に記録されます。
chat2.png


これがとても便利でチャットでやりとりした些細なことや
大事な事、決定事項も検索できるようになります。
僕の場合忘れっぽいのでとても重宝してます。

これがメールと統合されてるというのが
とても大きなメリットだと思います。

アウトルックを見て、スカイプの記録を見てとやらなくていいですから。

メールを送るより、短く、そこまで大した要件じゃなくて、
相手がすぐ返信できる状態であればチャットが大変生きてきます。

特に同じオフィスでなくて、場所が離れている場合は良いと思います。
是非、Gmailと一緒にグーグルチャットも使ってみてください。

今日もお読み頂きありがとうございました。
来週はGmailのショートカットについて書きたいと思います!


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第1回 Gmailとは?
第2回 ラベルとフィルタリング
第3回 フィルタリングとアーカイブで効率化!
第4回 Labsを使う!
第5回 Gmailの中のチャット機能を使う!
第6回 絶対使えるGmailのショートカット4つ

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前回に引き続きGmailについて書いていきたいと思います。
前回の記事
第3回 フィルタリングとアーカイブで効率化!
今回のテーマは「Labsを使う!」です。

Labsとは?
”Gmail の試験運用: ちょっと変わったアイデアの実験室”です。
とGmailにはあります。
ようはGmailに更に機能を追加できるというものです。
その中で便利でおすすめできるLabsの機能を5つ今日は紹介したいと思います。

Labsを見るにはGmailの画面右上にある緑のフラスコみたいなアイコンから
行くことができます。

labs_beaker.png



・POP アカウントの更新
mod_poprefresh.png
”受信トレイの上にある [更新] を使って、POP アカウントのメッセージをオンデマンドで取得します。”

とGmailの紹介にはあります。
これは例えば複数のメールアカウントをGmailで受信している場合に
とても有効で、一回更新ボタンを押すだけで、Gmailに登録している他のアカウントのメールを全て取得しに行ってくれます。
メールが届かないと思ったらまず更新をしてみましょう!



・別スタイルの署名
mod_sigtweaks.gif
”返信メールの元のメッセージの前に署名を入れます。署名の前に挿入されていた点線は表示されません。”

署名はみなさんも必ず使うと思いますが、Gmailの場合、右上の”設定”、”全般”で登録できるのですが、
ここにただ署名を登録して、メール作成をすると署名の前に"--"とハイフンが二つ入ってしまいます。
これはいまだに何を意味しているのかわからないのですが、(知ってる方いたら教えてください)邪魔なので
消したい人がほとんどかと思います。
それがこのLabsの”別スタイルの署名”を有効化にすると出なくなります。



・返信定型文
mod_cannedresponses.gif
”よく使う文面を保存しておくと、作成フォームの横にあるボタンひとつで送信できます。
また、フィルタを利用して自動的にメールを送信することもできます。”

メール作成時に返信定型文を保存したり、修正したりでいます。
登録しておけば、すぐに定型文を呼びだせます。これも便利!!



・送信 & アーカイブ
mod_sendandarchive.png
”返信と同時にアーカイブもできるボタンを追加します。このボタンは返信メールの編集画面下に表示されます。”

前回の第3回 フィルタリングとアーカイブで効率化!でも紹介しました。
送信&アーカイブです。メールの送信と同時にアーカイブしてくれるので、受信トレイからメール送信と同時になくなってくれますので、前回紹介しました受信トレイに返信するメールだけ残しておく使い方と合わせて頂くと
かなり効果を発揮すると思います。



・送信取り消し
mod_sendcanceling.png
”間違って [送信] ボタンを押してしまったことはありませんか?[送信] をクリックしてから数秒以内ならメールの送信をキャンセルすることができます。”

その名の通りで間違えて送信してしまった場合、送信ボタン押した後に間違いに気がついた場合など、
送信後でもメールを取り消す事ができます。有効化しておきましょう!!


上記5つは少なくとも有効化するのがいいと思います。
他にもたくさんLabsには面白い機能があるので見てみて下さい!

それでは今日もありがとうございました。

新宿ビジネスガーデン WEB製作担当 阿部

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第4回 Labsを使う!
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前回に引き続きGmailについて書いていきたいと思います。

前回の記事 
「Gmailを使って社内のメールでの情報処理速度を上げよう!」
第2回 ラベルとフィルタリング

今回のテーマは「フィルタリングとアーカイブで効率化!」 です。
とりあえず使いたい!って方はこちらからアカウントを取得して登録して見ましょう。

Gmail新規アカウント開設

では「フィルタリングとアーカイブで効率化!」について書いていきたいと思います。

■フィルタリングとアーカイブで効率化!

まずフィルタリングについてですが、
Gmailには非常に高機能な迷惑メールのフィルタリング機能がついています。
特に初期の設定などなしで、実感では99%くらいの確率で迷惑メールを
迷惑メールラベルをそのメールにつけてを受信トレイをスキップして処理してくれます。

これはもともとついているフィルタリングなのですが、もちろん自分で、
フィルターを作って、自動でラベルを張ったり、受信トレイをスキップしたり、
スターをつけたり、受信時から既読にしたりする事ができます。


フィルタリング



次はアーカイブですが、これは受信トレイから“全てのメール”に移動する操作です。
受信トレイがGmailの基本画面ですが、読んだメールはもちろん既読になりますが、
受信トレイから不要なメールをなくしたい時に使います。

これは使い方にもよるかもしれませんが、私の場合は、フィルタリングとアーカイブを使って、

■返信不要メールはすぐアーカイブとラベリング。必要であればフィルタリングする。
■繰り返し来るメールや受信トレイで目を通す必要のないメールはフィルタリングで
受信トレイをスキップにする
■要返信メールは受信トレイに置いたままで返信と同時にアーカイブする。

こうする事で返信が必要なメールのみ受信トレイにずっと置いておくようにしてます。
ずっと返してないのもありますが、いつか返します。。。

返信忘れもないですし、フィルタリングを毎日して行くことで、
必要なメールばかりが受信トレイに残るようになってきますので、
毎日のメール処理が格段に減りました。

上記の方法で更に便利なのは、iPhoneを使って不要なメールを
出勤途中や移動中にアーカイブしていくことです。
これをやっておくといざPCの前にきて返信できる時に
要返信メールしか受信トレイにない事です。

メールを探したり、他のメールに目を通したりする事もなく
ばんばんメールの返信を書いていけます。


今日のまとめ
■受信トレイはアーカイブとフィルタリングとラベリングを使い要返信のみにする
■移動中にもどんどんアーカイブ


是非、みなさんもやってみてください。
慣れてくるとアーカイブするのが快感になってきます!!


それでは今日もありがとうございました。

新宿ビジネスガーデン WEB製作担当 阿部

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先週に引き続きGmailについて書いていきたいと思います。

前回の記事 
「Gmailを使って社内のメールでの情報処理速度を上げよう!」
第1回 Gmailとは?

書いていてわかりますが、わかりづらいですね。。。
前回の要点は下記の通りです。

今までのメールソフト(Outlookなど)
・パソコン自体にメールの情報をダウンロードして保存してます。
・いつも使っているパソコンでしか見れない。(設定すればもちろんみれますが
メールの情報はパソコン同士は同期されません。)

Gmail
・WEB上(インターネット上)のメールアプリケーションである。
・インターネットができればどこでもいつでもどんな機器でもメールが見れる。
・既読にしたり、ゴミ箱にメールを捨てたりしたものはどの機器でも反映されている。
(すべての機器で情報が同期されているような状態になる。)

今回ももう少し、なぜGmailなのかをもう少し書いてみたいと思います。
とりあえず使いたい!って方はこちらからアカウントを取得して登録して見ましょう。

Gmail新規アカウント開設

ではラベルとフィルタリングについて書いていきたいと思います。

■ラベルとフィルタリング

今まで、OutLookなどを使っていた方はフォルダというものでメールを振り分けて管理していたと思います。
Gmailはこれとは少しだけ違っていて、ラベルというタグのようなものを付けて管理できます。
もっとくだいていうと一つのメールにたくさんの旗が立てられるというか、名前を付ける事ができます。

例えば、四ツ谷ビジネスガーデンからメールが私に届きます。
その内容が、「日報の送信早急にお願いします」という内容と「新規でご契約頂きました」って
内容が書かれていた場合、

ラベルとしてそのメールには

■阿部
■今日のタスク
■新規ご契約

とラベルと付けて管理する事ができます。

・阿部宛てに来たメールを一括で管理するラベル
・今日やらなければならないタスクとして管理するラベル(タスク完了後ラベルを外したりします。)
・新規にご契約頂いたご契約数を把握するラベル

のように一つのメールを処理できます。

下記のような感じで色をつけて管理できます。

gmailsample.png

一つのメールに三つラベルがつくとこのような感じになります。

label.png

ラベルをつけたメールはGmailの左カラムにラベル名が記載されているので、そこをクリックすると
今までラベルをつけてきたメールは一括で全部見れます。

フォルダとの違いはなんとなーくわかって頂けましたでしょうか?


では続けて、フィルタリングについて書きたいと思います。

と思いましたが、それはまた来週にしたいと思います。すいません。

それでは今日もありがとうございました。


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