第５回「Gmailを使って社内のメールでの情報処理速度を上げよう！」■Gmailの中のチャット機能を使う！

前回に引き続きGmailについて書いていきたいと思います。
前回の記事
第４回　Ｌａｂｓを使う！

前回はGmailの中のちょっと便利な機能が使えるLabsについて書きました。

今回のテーマは「Gmailの中のチャット機能を使う！」です。
Gmailの中に統合されているチャット機能について書いていきたいと思います。
　
正式名称はわかりませんがGmailの中でGmailアカウント同士であればチャット機能が
使えます。仮にグーグルチャットとしましょう。もちろん無料です。マイクとカメラがＰＣについていれば、
ボイス、ビデオチャットも可能です。

Gmailの中ではなくて、ＰＣにソフトをインストールしてチャットをする
Google Talkというものもあります。こちらはスカイプと似てるサービスです。

グーグルチャットの使い方はいたって簡単です。
Gmailの画面の左側にGmailを使っている方の名前が出てきます。
出てきていない方はチャットの上のボックスにチャットをしたい人の
Gmailアドレスを入れてチャットに招待しましょう！
招待メールが先方に届きますので、承認されれば、
名前が出てきます。


下記のような感じです。

並び順は最近ログイン、もしくはGmailを見てる、使ってる順に
リアルタイムで並び変わって表示されます。

名前の左側に緑やオレンジ、×になっているマークがありますが、
緑の場合は現在Gmailにログインして使っている。タブを開いて見ていると緑になり、
ログインはしていてタブは開いているが,
他のタブで違うサイトなどを見ていて時間が少したっているとオレンジになり、
×はメール自体にログインしていない状態になります。

緑はもちろんオレンジの人にチャットで話かける事が可能で
話しかけるには名前をクリックしてチャットを選択すると
Gmailの画面の右下にチャットができる画面が出てきますので、
そこに入力するだけでチャットができます。

スカイプや他のチャットサービスもそうだと思いますが、
チャットの履歴が保存されます。
グーグルチャットの場合はGmailの中に保存されます。
そうするとチャットでやりとりした内容がGmailの中の検索で
探せるようになります。
下記のような感じで時系列でやりとりがGmailの中に記録されます。



これがとても便利でチャットでやりとりした些細なことや
大事な事、決定事項も検索できるようになります。
僕の場合忘れっぽいのでとても重宝してます。

これがメールと統合されてるというのが
とても大きなメリットだと思います。

アウトルックを見て、スカイプの記録を見てとやらなくていいですから。

メールを送るより、短く、そこまで大した要件じゃなくて、
相手がすぐ返信できる状態であればチャットが大変生きてきます。

特に同じオフィスでなくて、場所が離れている場合は良いと思います。
是非、Gmailと一緒にグーグルチャットも使ってみてください。

今日もお読み頂きありがとうございました。
来週はGmailのショートカットについて書きたいと思います！


新宿ビジネスガーデン　WEB製作担当　阿部


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■このテーマの記事
「Gmailを使って社内のメールでの情報処理速度を上げよう！」
第１回　Gmailとは？
第２回　ラベルとフィルタリング
第３回　フィルタリングとアーカイブで効率化！
第４回　Ｌａｂｓを使う！
第５回　Gmailの中のチャット機能を使う！
第６回　絶対使えるGmailのショートカット4つ

貸し会議室のご案内

今日は四ッ谷ビジネスガーデンの会議室について
ご案内したいと思います。

四ッ谷ビジネスガーデンには
平日の９時～２０時までご利用頂ける会議室がございます。
（土日祝日休み）

最大１０名様までご利用頂け、
ご料金は１時間１５００円、
１日１００００円となっております。
（レンタルオフィスご利用者様は１時間５００円です。）

ホワイトボードが備え付けであり、光回線のインターネット接続が可能です。
大きな窓もあるので開放感のある空間となっております。

会議やミーティングでのご利用はもちろん、
ご趣味での会合や講習会など様々な目的でご利用頂いております。

事前にお電話でのご予約も承っておりますので
ぜひお気軽にご連絡ください！

※プロジェクタのご準備はございませんが、お持ち込みは可能です。

※キャンセルの場合は前日半額、当日１００％のキャンセル料を頂戴しておりますのでご了承くださいませ。



四ッ谷ビジネスガーデン　米津


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レンタルオフィスでブースの時間貸しやってます！四ツ谷ビジネスガーデン

こんにちは。四ッ谷ビジネスガーデン伊藤です。
本日は、レンタルオフィスの四ッ谷ビジネスガーデンで行っているブースの時間貸しサービスについて
ご案内させていただきます。

四ッ谷ビジネスガーデンでは、
ブースを1時間300円、1日2,000円（9：00～20：00）
でご利用いただいております。

インターネット利用料、電源利用料は無料ですので、
大変お得な料金設定だと思います。　是非ご利用ください。

私もかつて営業をやっておりましたが、モバイルパソコンの充電が切れるのが悩みの種でした。
仲の良いお客様にお願いして、商談中に充電させてもらったり、
喫茶店でお願いしたり、インターネットカフェで充電した時もありました。

外出先での商談が多い方、顧客訪問の空き時間などに是非ご利用ください。
喫茶店やインターネットカフェよりも低価格、落ち着いた個室ですので、
仕事もはかどると思います。

どうぞよろしくお願い致します。

※ブースが満室の場合もございますので、ご利用に際してはご予約をお願い致します。
※ＰＣの貸し出しは行っておりません。お持込みをお願い致します。


四ッ谷ビジネスガーデン　伊藤


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第４回「Gmailを使って社内のメールでの情報処理速度を上げよう！」■Ｌａｂｓを使う！

前回に引き続きGmailについて書いていきたいと思います。
前回の記事
第３回　フィルタリングとアーカイブで効率化！
今回のテーマは「Ｌａｂｓを使う！」です。

Labsとは？
”Gmail の試験運用: ちょっと変わったアイデアの実験室”です。
とGmailにはあります。
ようはＧmailに更に機能を追加できるというものです。
その中で便利でおすすめできるLabsの機能を５つ今日は紹介したいと思います。

Labsを見るにはGmailの画面右上にある緑のフラスコみたいなアイコンから
行くことができます。




１
・POP アカウントの更新

”受信トレイの上にある [更新] を使って、POP アカウントのメッセージをオンデマンドで取得します。”

とGmailの紹介にはあります。
これは例えば複数のメールアカウントをGmailで受信している場合に
とても有効で、一回更新ボタンを押すだけで、Gmailに登録している他のアカウントのメールを全て取得しに行ってくれます。
メールが届かないと思ったらまず更新をしてみましょう！


２
・別スタイルの署名

”返信メールの元のメッセージの前に署名を入れます。署名の前に挿入されていた点線は表示されません。”

署名はみなさんも必ず使うと思いますが、Gmailの場合、右上の”設定”、”全般”で登録できるのですが、
ここにただ署名を登録して、メール作成をすると署名の前に"--"とハイフンが二つ入ってしまいます。
これはいまだに何を意味しているのかわからないのですが、（知ってる方いたら教えてください）邪魔なので
消したい人がほとんどかと思います。
それがこのLabsの”別スタイルの署名”を有効化にすると出なくなります。


３
・返信定型文

”よく使う文面を保存しておくと、作成フォームの横にあるボタンひとつで送信できます。
また、フィルタを利用して自動的にメールを送信することもできます。”

メール作成時に返信定型文を保存したり、修正したりでいます。
登録しておけば、すぐに定型文を呼びだせます。これも便利！！


４
・送信 & アーカイブ

”返信と同時にアーカイブもできるボタンを追加します。このボタンは返信メールの編集画面下に表示されます。”

前回の第３回　フィルタリングとアーカイブで効率化！でも紹介しました。
送信＆アーカイブです。メールの送信と同時にアーカイブしてくれるので、受信トレイからメール送信と同時になくなってくれますので、前回紹介しました受信トレイに返信するメールだけ残しておく使い方と合わせて頂くと
かなり効果を発揮すると思います。


５
・送信取り消し

”間違って [送信] ボタンを押してしまったことはありませんか？[送信] をクリックしてから数秒以内ならメールの送信をキャンセルすることができます。”

その名の通りで間違えて送信してしまった場合、送信ボタン押した後に間違いに気がついた場合など、
送信後でもメールを取り消す事ができます。有効化しておきましょう！！


上記５つは少なくとも有効化するのがいいと思います。
他にもたくさんLabsには面白い機能があるので見てみて下さい！

それでは今日もありがとうございました。

新宿ビジネスガーデン　WEB製作担当　阿部


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■このテーマの記事
「Gmailを使って社内のメールでの情報処理速度を上げよう！」
第１回　Gmailとは？
第２回　ラベルとフィルタリング
第３回　フィルタリングとアーカイブで効率化！
第４回　Ｌａｂｓを使う！
第５回　Gmailの中のチャット機能を使う！
第６回　絶対使えるGmailのショートカット4つ

ビジネスガーデンご利用のお客様

こんにちは。

今週は曇りや雨の日が多かったですが
今日は晴れ間も見え日中は暖かいですね！

本日はビジネスガーデンをご利用のお客様について
お話を致します。

レンタルオフィスをご利用の方は
男性が多いイメージがあるかもしれませんが、
もちろん女性のご利用者様もいらっしゃいます。

笑顔の素敵な女性の方々にいつも癒されております！
２４時間セキュリティーも万全ですので
ご安心してお仕事に集中頂けます。

また、男性の方々からも事務所にお立ちよりの際に
「がんばってね！」とお声をかけて下さる方も多く
とても励まされています。

みなさんとても魅力的にお仕事をされていらっしゃる方ばかりです。

ぜひ、レンタルオフィスをご検討の皆様、
お気軽にビジネスガーデンまでお問合わせくださいませ。

新宿ビジネスガーデン　米津

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レンタルオフィスを借りる”きっかけ”とは？！

 レンタルオフィスのご契約される際に皆様それぞれの「きっかけ」があるのですが、

最近は

「自宅で仕事をやっているんだけど、
プライベートと仕事の境界線がなくなってしまうので
仕事場としての別の場所が欲しい」というお声を多く聞きます。

レンタルオフィスにはさまざまな業種と多くのご契約者の方がいますが
目指すところは皆同じです！

ビジネスガーデンでレンタルオフィスをご契約されている方は
本当にお仕事に熱心な方達ばかりです。

その中でともにお仕事をされることによって、意識の面で自宅で仕事をされるのとは
格段の違いがでてくると思います。


是非その雰囲気を確かめに内見にいらしてください。
スタッフ一同お待ちしております！


渋谷ビジネスガーデン　関


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レンタルオフィスのＱ＆Ａ 「オフィス家具やプリンターを持ち込むことはできますか？」

お客様からは、レンタルオフィスへキャビネットや収納棚、プリンターは
持ち込めますかというご質問をよくいただきます。

ブースによっては、キャビネットが最初から付いているところもございますが、
お持込みいただくのは、問題ございません。

時々お客様に依頼をされて、お部屋にお伺いすることがあるのですが、
皆さん、素敵な写真を飾られたり、観葉植物を入れられたり、気持ちよく過ごせるよう工夫されています。

中には、お弁当用の箸やマグカップ、歯磨きセットなどの生活用品も
上手に工夫されて置いていらっしゃる方もいらっしゃいます。

一般のオフィスよりも少し狭いですが、個人で使うお部屋なので、
自分の趣味で統一して楽しむこともできます。

是非、一度ビジネスガーデンに遊びに来て下さい。






四ッ谷ビジネスガーデン　伊藤


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■今までの記事
レンタルオフィスのQ＆A
・「個人名で契約してから法人名義に変更できますか？」
・「他のレンタルオフィスとどこが違うの？」
・「どのような職業の方が多く入居されてますか？」
・「オフィス家具やプリンターを持ち込むことはできますか？」

第３回「Gmailを使って社内のメールでの情報処理速度を上げよう！」■フィルタリングとアーカイブで効率化！

前回に引き続きGmailについて書いていきたいと思います。

前回の記事　
「Gmailを使って社内のメールでの情報処理速度を上げよう！」
第２回　ラベルとフィルタリング

今回のテーマは「フィルタリングとアーカイブで効率化！」 です。
とりあえず使いたい！って方はこちらからアカウントを取得して登録して見ましょう。

Gmail新規アカウント開設

では「フィルタリングとアーカイブで効率化！」について書いていきたいと思います。

■フィルタリングとアーカイブで効率化！

まずフィルタリングについてですが、
Gmailには非常に高機能な迷惑メールのフィルタリング機能がついています。
特に初期の設定などなしで、実感では99%くらいの確率で迷惑メールを
迷惑メールラベルをそのメールにつけてを受信トレイをスキップして処理してくれます。

これはもともとついているフィルタリングなのですが、もちろん自分で、
フィルターを作って、自動でラベルを張ったり、受信トレイをスキップしたり、
スターをつけたり、受信時から既読にしたりする事ができます。






次はアーカイブですが、これは受信トレイから“全てのメール”に移動する操作です。
受信トレイがGmailの基本画面ですが、読んだメールはもちろん既読になりますが、
受信トレイから不要なメールをなくしたい時に使います。

これは使い方にもよるかもしれませんが、私の場合は、フィルタリングとアーカイブを使って、

■返信不要メールはすぐアーカイブとラベリング。必要であればフィルタリングする。
■繰り返し来るメールや受信トレイで目を通す必要のないメールはフィルタリングで
受信トレイをスキップにする
■要返信メールは受信トレイに置いたままで返信と同時にアーカイブする。

こうする事で返信が必要なメールのみ受信トレイにずっと置いておくようにしてます。
ずっと返してないのもありますが、いつか返します。。。

返信忘れもないですし、フィルタリングを毎日して行くことで、
必要なメールばかりが受信トレイに残るようになってきますので、
毎日のメール処理が格段に減りました。

上記の方法で更に便利なのは、iPhoneを使って不要なメールを
出勤途中や移動中にアーカイブしていくことです。
これをやっておくといざＰＣの前にきて返信できる時に
要返信メールしか受信トレイにない事です。

メールを探したり、他のメールに目を通したりする事もなく
ばんばんメールの返信を書いていけます。


今日のまとめ
■受信トレイはアーカイブとフィルタリングとラベリングを使い要返信のみにする
■移動中にもどんどんアーカイブ

是非、みなさんもやってみてください。
慣れてくるとアーカイブするのが快感になってきます！！


それでは今日もありがとうございました。

新宿ビジネスガーデン　WEB製作担当　阿部


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■このテーマの記事
「Gmailを使って社内のメールでの情報処理速度を上げよう！」
第１回　Gmailとは？
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新宿ビジネスガーデン

こんにちは。

今週は毎日お天気で過ごしやすいですね。
日中も過ごしやすく、これからの紅葉狩りが楽しみですね！

本日は新宿ビジネスガーデンの周辺環境をご案内したいと思います。

ビジネスガーデン新宿は、小滝橋通りに面したビルの3階にあり、
非常に立地条件が良い場所にあります。
各線新宿駅西口から徒歩約6分、JR大久保駅から7分、
都営大江戸線新宿西口駅から2分と
各線どちらの駅からも近く、新宿の中心地に位置しております。

数多くの飲食店、コンビニエンスストアはもちろん
銀行、郵便局、100円ショップなどの施設も
すぐそばにございますので、とても便利です。

またビジネスガーデンの中でも新宿ビジネスガーデンは新しく、
活気あふれる明るい雰囲気のオフィスです。

ぜひレンタルオフィスをご検討中の皆様、
お問合わせお待ち致しております！！

新宿ビジネスガーデン
米津

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レンタルオフィスのQ＆A「どのような職業の方が多く入居されてますか？」

内見者の方からはよく、

「レンタルオフィスを契約される人はどのような職業の方が多く入居されてますか？」

と聞かれます。

やはり一番多いのは「インターネット関連」のお仕事の方です。

その他には　行政書士・社会保険労務士・会計士などの士業の方、
不動産業や海外食品輸入業、音楽・芸能関連業など本当に多岐にわたっています。

なかでも同じ業種の方達同士で仕事の情報交換をしていたり、それが縁で一緒に仕事をしたりしているのは
レンタルオフィスならでは！ではないでしょうか。

ビジネスガーデンでは今年の9月に新橋・四ツ谷・渋谷・新宿4店舗の交流会を開催し、参加者の方達から
たくさんのご満足のお声をいただきました。

今後も定期的に開催する予定ですので
ご興味ある方は是非お近くのビジネスガーデンを覗いてみてください。

お待ちしています！


渋谷ビジネスガーデン
関

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