第３回「Gmailを使って社内のメールでの情報処理速度を上げよう！」■フィルタリングとアーカイブで効率化！

前回に引き続きGmailについて書いていきたいと思います。

前回の記事　
「Gmailを使って社内のメールでの情報処理速度を上げよう！」
第２回　ラベルとフィルタリング

今回のテーマは「フィルタリングとアーカイブで効率化！」 です。
とりあえず使いたい！って方はこちらからアカウントを取得して登録して見ましょう。

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では「フィルタリングとアーカイブで効率化！」について書いていきたいと思います。

■フィルタリングとアーカイブで効率化！

まずフィルタリングについてですが、
Gmailには非常に高機能な迷惑メールのフィルタリング機能がついています。
特に初期の設定などなしで、実感では99%くらいの確率で迷惑メールを
迷惑メールラベルをそのメールにつけてを受信トレイをスキップして処理してくれます。

これはもともとついているフィルタリングなのですが、もちろん自分で、
フィルターを作って、自動でラベルを張ったり、受信トレイをスキップしたり、
スターをつけたり、受信時から既読にしたりする事ができます。






次はアーカイブですが、これは受信トレイから“全てのメール”に移動する操作です。
受信トレイがGmailの基本画面ですが、読んだメールはもちろん既読になりますが、
受信トレイから不要なメールをなくしたい時に使います。

これは使い方にもよるかもしれませんが、私の場合は、フィルタリングとアーカイブを使って、

■返信不要メールはすぐアーカイブとラベリング。必要であればフィルタリングする。
■繰り返し来るメールや受信トレイで目を通す必要のないメールはフィルタリングで
受信トレイをスキップにする
■要返信メールは受信トレイに置いたままで返信と同時にアーカイブする。

こうする事で返信が必要なメールのみ受信トレイにずっと置いておくようにしてます。
ずっと返してないのもありますが、いつか返します。。。

返信忘れもないですし、フィルタリングを毎日して行くことで、
必要なメールばかりが受信トレイに残るようになってきますので、
毎日のメール処理が格段に減りました。

上記の方法で更に便利なのは、iPhoneを使って不要なメールを
出勤途中や移動中にアーカイブしていくことです。
これをやっておくといざＰＣの前にきて返信できる時に
要返信メールしか受信トレイにない事です。

メールを探したり、他のメールに目を通したりする事もなく
ばんばんメールの返信を書いていけます。


今日のまとめ
■受信トレイはアーカイブとフィルタリングとラベリングを使い要返信のみにする
■移動中にもどんどんアーカイブ

是非、みなさんもやってみてください。
慣れてくるとアーカイブするのが快感になってきます！！


それでは今日もありがとうございました。

新宿ビジネスガーデン　WEB製作担当　阿部


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「Gmailを使って社内のメールでの情報処理速度を上げよう！」
第１回　Gmailとは？
第２回　ラベルとフィルタリング
第３回　フィルタリングとアーカイブで効率化！
第４回　Ｌａｂｓを使う！
第５回　Gmailの中のチャット機能を使う！
第６回　絶対使えるGmailのショートカット4つ